Laissez ses documents, vidéos ou images sur Dropbox est devenu de la routine pour vous. C’est votre petit coin de stockage sur la toile et vous vous dites qu’il pourrait aussi intéresser votre famille ou groupe d’amis. Comment s’assurer de pouvoir oublier les clefs USB et autres CD-ROM pour Dropbox ?

J’ai utilisé Dropbox avec ma famille et mes amis. Cette expérience m’a permis de rédiger cette liste de 6 « étapes » qui vous seront indispensables.

1. Vous savez ce que fait Dropbox de vos documents

Avant de vouloir convaincre une personne de votre entourage assurez de pouvoir répondre à ses question. Que peut faire Dropbox de ces documents ? Qui peut y avoir accès ? Est-ce inviolable ? Ou sont les serveurs de Dropbox ?

Si vous ne savez pas répondre à ces questions ou si vous êtes trop confient (en affirmant que c’est inviolable par exemple) ce sera retour à la case « clef USB ».

2. Vous êtes confortables avec la législation qui s’applique à vos documents

Les documents que vous envoyez sur un compte Dropbox ne sont plus soumis à la législation de votre pays… à moins que vous habitiez aux USA. C’est là que Dropbox est domicilié et c’est la aussi là société stocke vos documents. Ils sont donc soumis à la législation américaine et donc au Patriot Act.

Certains fuiront cela comme la peste. D’autre n’y attacherons pas d’importance car estimant ne rien à avoir à se reprocher. C’est donc à vous de voir.

3. Les comptes de vos amis sont validés

Comment partager en groupe ou avec sa famille sur DropboxAvant qu’un membre ne puisse avoir accès à un dossier partagé, il doit avoir une adresse e-mail validée. Si ce n’est pas le cas, Dropbox ne va pas accepte ce partage.

Tout le monde n’est pas habitué à cette « validation » ou alors l’email de Dropbox peut tomber dans le filtre de SPAMs. Un petit rappel à vos ouailles avant de commencer le partage n’est pas superflu.

4. Vous maîtrisez les outils de partages de Dropbox

Partager c’est bien, mais être sûr de bien partager c’est mieux. L’identification des comptes Dropbox se fait par les adresses email. Vous devez indiques l’adresse email des amis ou membres de votre famille avec lequel vous souhaitez partager.

Où est le risque ? Tout comme dans un email, on peut se tromper de destinataire. Imaginez que vous partagez à eric.speed44@gmail.com au lieu de eric.speed244@gmail.com ? Une faute de frappe peut avoir de lourdes conséquences.

Enfin, réfléchissez avant de cocher la case permettant à vos amis ou membre votre famille de partager vos dossiers à leur guise. C’est peut être parano mais on ne sait jamais.

Trouvez la liste des personnes à qui vous avez partagé un dossier sur Dropbox

5. Vous partagez à des personnes de confiance

L’espèce humaine étant ce qu’elle est on ne peut pas faire confiance à tout le monde. Partager avec Dropbox est (trop) facile. Cela ne signifie pas pour autant que vous pouvez partager avec tout le monde.

Auriez-vous partagé vos photos de vacances sur une clef USB ou un CD-ROM à votre collègue de bureau ? Je mets le côté pratique entre parenthèse. Si c’est le cas,  faites-le aussi via Dropbox. Sinon, pourquoi prendre ce risque ?

 6. Vous maîtrisez la structure de vos dossiers partagés

Certains de vos dossiers sur Dropbox vont être partagés. Mais savez-vous que les sous-dossiers et les sous dossier de ces sous dossiers sont partagés aux mêmes personnes ?

Si vous êtes confortable avec cela et que vous pouvez le gérer c’est bien. Sinon rester sur une structure de dossier « plate » ou à un niveau. C’est d’ailleurs ce que Dropbox recommande pour une utilisation professionnelle.

La partagitude ça s’apprend

Je me suis limité ici au minimum à préparer pour travailler en groupe ou pour partager avec sa famille. Il existe bien d’autres astuces pour les plus experts mais cela fera l’objet d’autres articles.

Enfin, ces conseils peuvent aussi s’appliquer à Google Drive, Box, Hubbic,Wuala… A vous de choisir en fonction des avantages et inconvénients de chacun. Le principe est le même tout comme les risques.