Directeur commercial et marketing chez Ivision depuis 2010, Jérôme Chapeau a occupé depuis 20 ans des postes à responsabilité  commerciale puis marketing dans les domaines de l’infrastructure et des services informatique.Il a ainsi travaillé pour de grosses structures internationales comme pour des pme, et adressé tout type de marchés, privés et public…

De nos jours, c’est une évidence, toutes les entreprises ont besoin d’outils informatiques pour leur fonctionnement quotidien, qu’il s’agisse de gérer son organisation, de communiquer avec ses clients ou avec ses partenaires, d’effectuer sa comptabilité ou des démarches administratives en ligne. Ainsi, le système informatique d’une entreprise, même s’il s’agit d’une TPE, est généralement constitué de plusieurs postes informatiques, reliées entre eux en réseau, et eux-mêmes reliés à Internet, que l’on soit un cabinet de médecin, un studio de communication, une agence immobilière ou encore un studio d’architectes. Ces postes informatiques seront équipés d’un certain nombre de logiciels, et devront posséder des périphériques dont il faudra assurer la maintenance (serveurs, imprimantes, modems etc.)

Ainsi la gestion et l’entretiens de ces matériels et logiciels peut s’avérer rapidement fastidieuse et nécessiter des compétences pointues. Deux solutions s’imposent alors : soit embaucher une personne en interne chargés de la maintenance et de l’entretien du système informatique de l’entreprise, soit faire appel à une société externe.

Qu’est-ce que l’infogérance ?

it engineers in network server roomDéléguer la gestion de son système informatique à un prestataire externe, c’est ce que l’on appelle l’infogérance. Ce terme, qui peut paraître barbare, défini tout simplement une prestation de gestion informatique effectuée par une société spécialisée dans ce domaine. Dans une prestation d’infogérance classique, l’ensemble du matériel informatique reste donc vos locaux. Vous ne déléguez que la maintenance de votre parc, qui peut être effectuée dans une certaine mesure à distance (paramétrage et résolution de bug informatiques via partage d’écran ou contrôle à distance du poste informatique) ou sur place, dans vos locaux, si le prestataire se déplace pour résoudre un problème bloquant.

L’infogérance pour les TPE

Pour s’adapter au budget des TPE, les prestataires d’infogérance n’hésitent pas aujourd’hui à proposer des formules adaptées, avec par exemple des forfaits d’entretiens ou alors des tickets de maintenance utilisables lorsque le besoin se fait sentir. L’avantage de recourir à un prestataire ne fait aucun doute, particulièrement pour les petites entreprises. En effet, cela évite d’avoir à embaucher du personnel dédié à cette tâche, et cela permet de bénéficier d’une gestion informatique professionnelle et expérimentée, digne de ce qui peut se faire dans les grandes structures.

Externaliser son matériel

Au-delà des formules traditionnelles d’infogérance, il existe désormais de nouvelles formules, qui surfent sur la vague de la virtualisation informatique. Il s’agit non seulement de confier la gestion de son système informatique au prestataire, mais également d’en déléguer l’acquisition et l’hébergement du matériel. Cela signifie que l’entreprise cliente ne conserve plus dans ses locaux que le strict minimum qui lui est nécessaire pour travailler : généralement, des postes informatiques permettant d’accéder au serveur de l’entreprise et à ses applications via Internet, avec un simple navigateur Web. Le serveur, les applications et les sauvegardes sont ainsi hébergés et maintenu directement par le prestataire. Au final, cela signifie pour le client moins d’investissement, un matériel en permanence en état de fonctionnement et des licences logicielles à jour. Cela signifie également que le prestataire prend en charge toutes les éventuelles questions d’obsolescence du matériel, de son évolution ou de son adaptation aux besoins du client. Enfin, cela signifie qu’il n’est plus besoin pour l’entreprise de prévoir un emplacement pour l’hébergement du serveur, ou des consignes de sécurité pour son accès.

Choisir son prestataire

Au final, il est facile de comprendre pourquoi une TPE aurait avantage à recourir à une prestation d’infogérance ou d’externalisation informatique. En effet, en procédant de la sorte, l’entreprise se dispense d’investissements lourds, de problèmes éventuels de compétences, de gestion au quotidien, et elle peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier. Le tout est donc de pouvoir trouver le bon prestataire, est de savoir comment bien choisir.

Voici donc quelques conseils et bonnes pratiques à suivre :

  • analysez dans les moindres détails le contrat qui vous lie à votre prestataire
  • assurez-vous que les responsabilités entre vous et lui sont bien définies,
  • que le prestataire prend des engagements en termes de délais de réponse, délais d’intervention ou de délais de rétablissement du fonctionnement du système en cas de panne.

Prenez également attention à la mention de tous les services connexes à l’infogérance, tels que le consulting, la mise en place des sauvegardes, la gestion des licences dans le cadre d’infogérance classique, ou la garantie de réversibilité des données en cas d’hébergement de vos données ou en cas d’externalisation totale de votre matériel.

Quant aux questions de savoir s’il est prudent ou non de confier ses données à une société externe, on pourrait dire qu’il s’agit presque d’un débat d’une autre époque. Les prestataires qui effectuent de l’infogérance et de l’hébergement s’engagent bien évidemment à une confidentialité totale de vos données. Avec la généralisation des services et des applications en ligne, ou de l’hébergement de sites Web par des professionnels, la plupart de nos informations sont déjà gérées par des prestataires externes. Le tout est bien entendu de s’assurer de la fiabilité de ce prestataire, comme lors de tout contrat ou de toute transaction.

Ivision, spécialiste infogérance et hébergement professionnel