Organiser une sortie entre collèges ou entre amis n’est pas chose facile. Tout le monde a déjà tenté l’expérience un jour ou l’autre. Cela part d’une bonne intention mais entraîne beaucoup de tracasseries. Un site web avec un service tout simple existe pour cela : Doodle. Si vous connaissez une manière plus efficace, épanchez-vous dans les commentaires !

Cas pratique d’une organisation avec Doodle

Vous voulez faire plaisir à vos amis ou collèges en prenant cela en charge. Oui, tout le monde est partant pour participer au barbecue annuel du service. Votre seul problème est qu’ils ne sont pas prêts à participer le même jour. A vous de trouver faire le tour du service pour collecter les desideratas de tout le monde.

Ça sent le cas vécu ? Oui (quoique pas pour une barbecue). Je vois maintenant la situation d’un autre jour avec Doodle. Il me suffit de proposer une série de dates et chacun sélectionne celle qui lui convient.

Comment organiser un sondage sur Doodle.

Exemple d’un sondage Doodle

Doodle tient le compte et je me borne à choisir le jour qui aura récolté le plus de votes. Fini les feuilles volantes qui volent dans la mauvaise direction, les post-its qui s’accumulent dans un coin oublié ou encore le fichier Excel qui finit par être corrompu.

Est-ce contraignant pour les participants ?  Non. Dans ce cas de figure ils n’ont pas à ouvrir un compte chez Doodle. Leur rôle se limite à remplir le sondage et a valider leur réponse.

Quelques précautions d’usage

Convaincu d’utiliser Doodle ? Voici quelques conseils tirés de mon expérience.

Créez vous un compte Doodle

Si les participants ne doivent pas créer un compte sur Doodle il est préférable que vous en ayez un. Cela vous permettra de contrôler ou modifier le sondage. Cela peut être ajouter ou retirer une option ou même une remise à zéro du sondage.

Limitez le nombre de propositions

Ce n’est pas une réglé mais une constatation. Au plus vous lister de dates, au plus vous aurez des difficultés de trouver une date qui convient. Il y aura des ex-aequo et toujours une personne pour ajouter son grain de sel quant au choix. Moins de choix = moins de risque d’ex-aequo = moins de réclamations.

Expliquez Doodle aux participants

Ne vous limitez pas à balancer le lien dans un email. Ajoutez toujours un petit texte expliquant le pourquoi du comment de votre démarche. L’utilisation d’un site « inconnu » par certains de vos participants risque d’être perçu comme risquée. Une ou deux petites phrases permettent de mettre vos participants en confiance.

Cerise sur le gâteau: connectez y votre calendrier

Tout vos collègues sont maintenant d’accord sur la date de votre évènement. Quid du risque d’oubli ? Quoi de plus râlant d’entendre une partie des participants vous dire le jour :

« Ah flûte j’ai oublié et maintenant j’ai X à la place »

Là aussi Doodle à la solution qui convient à tout le monde: Doodle calendar.

On perd un avantage de Doodle (pas de compte à créer) mais la collectivité y gagne. Cela réduit drastiquement le nombre d’excuse pour le jour J.

En créant un compte doodle vos collègues peuvent y connecter un calendrier. Cela peut être de Google Calendar, Lotus note ou encore Outlook.

Pour cela il suffit qu’ils se rendent sur Doodle calendar et sélectionnent leur système de calendrier pour le connecter.

Le sondage se déroule de la même manière. A la fin du sondage, vous valider la réponse. Doodle ajouter alors un élément dans l’agenda des participant l’ayant connecté.

Pas encore convaincu ? L’explication en vidéo devait achevez de vous convaincre.

Et vous, comment gérer vous ces petits problèmes d’organisation ?