Tout le monde est capable aujourd’hui d’envoyer des e-mails avec des pièces jointes. Pourtant, la pratique nous montre que le résultat n’est pas toujours joli à voir. L’e-mail censé apporter une explication apporte alors plus de questions.

N’assumez pas, prévoyez

Combater l'anarchie des pieces jointes dans vos email

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Un jour, un juriste répond à un de mes emails. Je lui posait des questions sur un de ses contrats. Il a répondu en reprenant ma liste de questions et en y intégrant sous chacune d’entre elles le ou les documents y répondant.

Cela rendait très bien dans son client email, juste avant qu’il pousse le bouton « envoyer ».

Malheureusement, il utilisait Lotus Notes et moi Outlook. Mon client email n’a pas représenté l’email comme il le souhaitait. Je retrouvais mes questions dans le vide. Les documents, eux, se sont accumulés dans un tas à la fin de l’email.

L’idée de mon juriste n’était pas idiote. Les fichiers étaient ordonnés de manière à ce que le destinataire comprenne à quelle réponse ils se rapportent. Cela peut fonctionner entre deux employés d’une entreprise utilisant le même client email.

Dans tous les autres cas n’assumez pas que l’e-mail arrive tel quel. Laissez les pièces jointes au bas de l’e-mail. De ce fait vous devez rédiger votre e-mail de manière à ce que votre destinataire comprenne à quoi servent les pièces jointes.

Donnez un nom à vos pièces jointes

Revenons à mon juriste. Pour ajouter à la confusion de ce tas de documents, il ne les avait pas nommés ! Les fichiers portaient encore le nom donné par le scanner.

Nous le savons tous. Les scanners ont une fâcheuse tendance à nommer les fichiers de noms incompréhensibles. Au mieux, ils indiquent leur marque ou leur nom parfois lié à leur position dans le bâtiment.

Vous n’avez que faire de la marque du scanner ou du fait que votre correspondant travaille au 3e étage. Par contre, vous appréciez que les pièces jointes aient un nom qui vous permettent de les identifier. Offrez vous aussi ce « plaisir » à votre correspondant !

De plus, en rédigeant votre e-mail vous pouvez vous référer directement au nom du fichier. Cela fait plus professionnel que d’écrire « le plus gros des 3 ». Cette dernière perle n’est pas due au juriste. Par contre, je l’ai lue dans plusieurs e-mails.

Emballez les

Vous allez me dire que je critique le tas de documents du juriste mais que j’en crée un moi aussi.

Cela est vrais… en partie. 4 ou 5 documents correctement nommés font un tas bien ordonné. Au delà de quelques documents, cela devient le souk de Marrakech.

Au lieux de cela vous pouvez les grouper dans un fichier zip. D’une part, vous allégez le poids de votre email. D’autre part, vous pouvez les classer par dossier.

C’est tout l’avantage d’un fichier zip. Il compresse les dossiers mais aussi les sous dossiers, les sous-sous dossiers, etc, …

Mon juriste (encore lui…) aurait certainement eu à gagner d’utiliser un fichier zip. Il aurait pu créer des dossiers dans le fichier zip pour chacune des questions regroupant les pièces jointes y relatives. De cette manière le message est clair malgré le nombre de documents.

Une petite précision pour terminer. J’aurais pu choisir d’autres professions avec lesquelles je travaille : des avocats, des fiscalistes, des auditeurs. Je n’ai rien contre les juristes !