Près de 10 ans après l’apparition des réseaux sociaux nous avons toujours besoin des e-mails. L’apparition des smartphones n’a rien arrangé, bien au contraire. Les emails vous suivent à la trace tout au long de la journée. Au déjeuner, au boulot, le soir et même la nuit pour les inconscients qui laissent leur smartphone sur leur table de chevet.

Plus vous en avez, plus vous avez l’impression d’être sous l’eau. L’impression n’est déjà pas très agréable au boulot. Pourquoi la ressentir aussi dans la vie privée ?

Ma boîte e-mail reçoit des newsletters, des mails de mes fournisseurs d’hébergement et de nom de domaine, des mails de mes blogs (commentaires, bugs,…) des factures,… Et encore, je n’ai listé ici que les emails qui nécessitent régulièrement une action.

Il ne faudrait pas oublier de renouveler maj-web.com ou majweb.com. Oublier de renouveler l’hébergement du blog serait tout aussi catastrophique.

Vous avez peut-être entendu qu’une manière de bien gérer ses e-mails est de ne jamais garder plus de 20 e-mails dans sa boîte e-mail. Cela représentait le nombre d’email que pouvait contenir un écran… d’alors. Le but était de ne pas « cacher » des e-mails.

Aujourd’hui les écrans sont plus grands (au bureau) ou plus petit (le smartphone dans votre poche). Le nombre d’email affiché varie ainsi d’un écran à l’autre..

Avoir 20 e-mails (ou 15 ou 25) dans sa boîte ne pose peut-être pas de problème sur un écran d’un PC de bureau. Mais cela n’est pas le cas pour celui de votre smartphone. Faut-il changer de méthode ? C’est ce qu’en pensent les auteurs de l’application Mailbox. Pour eux il faut arriver à zéro (aucun, rien, nada,…) tous les jours. Comment ? En utilisant leur application bien évidement mais surtout en transformant sa boîte e-mail en outil de gestion de tâches.

Télécharger l’application sur l’AppStore (pas encore de version Android…) et faites l’exercice avec les e-mails de votre boîte.

Des emails avec urgent, ASAP, ça presse…

Regarder vos emails un par un. Certains dont urgents, vous allez y répondre ou décider d’un action de suite. Cela peut être un email du chauffagiste qui vous confirme son arrive aujourd’hui… alors que vous avez noté le rendez-vous un autre jours dans votre calendrier.

Dès que l’urgence est traitée, vous supprimer l’e-mail ou l’archiver pour vous souvenir de bien noter le rendez-vous la prochaine foi. Glissez l’e-mail vers la droite. Un court glissement archive l’e-mail et un long (jusqu’au bout de l’écran) supprime l’e-mail.

Ça attendra bien ce soir…

Comment remettre une email à plus tard avec MailboxPour la plupart des emails demandant une action vous pouvez attende au moins le soir. Dans le sac nous mettrons les emails de factures, un email d’un lointain camarade de classe une promotion pour un voyage, des photos ou que sais-je.

Glisser l’e-mail vers la gauche. Mailbox vous propose plusieurs choix dont « Ce soir ». L’e-mail disparaît de votre boîte e-mail et réapparaîtra par défaut à 18 heures (de votre fuseau horaire évidement). Si comme moi vous quitter le bureau vers 18 heures il y a moyen de modifier cette heure de début de soirée dans les configurations de l’application.

Le week-end porte conseil

Pour plein d’autres e-mails, répondre directement ou le soir n’est pas nécessaire. Cela peut attendre le week-end, vos pantoufles au pied et Médor ronflant pas très loin. C’est typiquement la newsletter dans laquelle j’ai trouvé quelque chose d’intéressant mais pour lesquelles je n’ai pas le temps a y consacré en semaine.

Même principe que pour « Ce soir » mais choisissez « Ce week-end ». Par défaut ces emails réapparaissent samedi matin à 10 heures mais vous pouvez changer le jour et l’heure.

Un jour ou l’autre

C’est ici que Mailbox se transforme en gestionnaire de tâches.

Si ce soir ou ce week-end ne vous conviennent pas vous pouvez choisir une date précise. Cela fonctionne pour le renouvellement de l’hébergement, du nom de domaine,…

On reçoit des rappel 60, 30, 10, 5 jours avant la fin. 10 jours avant, c’est largement suffisant. Le premier email est mis en snooze jusqu’a une date 10 jours avant l’échéance. Tout les autres emails de rappel volent dans la corbeille.

Un jour… on ne sait pas quand

Je n’ai jamais utilisé la dernière option « Some day ». Par défaut l’email est caché pendant 3 mois avant de réapparaitre. Cette durée peut être modifiée dans les configurations mais comme dit plus haut… Je n’ai pas encore trouvé une raison de renvoyer des emails aux calandres grecques.

Au bout des doigts et seulement sur iPhone et iPad, votre boite email maigrira et vous montrera uniquement les emails qui vous importent. Cela demande un peut d’exercice et d’organisation. Si vous oubliez de classer les emails à leur arrivée Mailbox ne fera pas mieux que le client email d’origine.

L’application Mailbox,  cela fait un an que je l’ai adoptée. Et vous ? Qu’attendez vous ?